Juist in een thema nummer zoals dit (red: dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd in Fenedexpress) mag een beschouwing over wat de (importerende of exporterende) ondernemer over douanezaken moet weten, en waarom dat dan wel zo belangrijk is, niet ontbreken. We kunnen natuurlijk hele pagina's vol schrijven met theorie over de douanewetgeving of benaderingen vanuit het oogpunt van automatisering. We zouden ons kunnen richten op de nabije toekomst in het licht van de geauthoriseerde marktdeelnemer, of het Single Window concept, alles staat of valt toch echter met het begrip van wat u als ondernemer van basis douanezaken weet en zo mogelijk deze regelgeving kan toepassen in uw eigen dagelijkse activiteiten.

Basiskennis

En daar hebben we dan onmiddellijk het eerste aandachtspunt te pakken: afhankelijk van wat uw activiteiten op het vlak van import of export zijn, moet u de basiskennis hebben van wat de douanedienst van u vraagt. En dus moet u weten, dat er bij invoer soms douanerechten verschuldigd zijn, dat er soms beperkingen zijn bij de invoer van goederen, dat er mogelijk preferenties op het douanerecht gelden bij invoer, dat er bevestiging van de preferentiële oorsprong gevraagd kan worden bij de uitvoer, of dat er formaliteiten dienen plaats te vinden om de goederen in- of uit te klaren

Waarom moet u nu juist die basiskennis hebben? De douane zal het u toch wel laten weten als er iets fout is? Het antwoord hierop is klaar en helder: u bent altijd verantwoordelijk voor de verstrekking van de juiste gegevens van de goederen en voor de ingevulde in- of uitvoer aangifte, u moet dus compliant zijn, en blijft dat ook in het hele douaneproces! Als die gegevens niet juist zijn, of onvolledig, dan wordt de douane - afhandeling van de goederen in principe niet afgerond en kunnen de goederen hun weg naar de klant niet vervolgen. Het zal niet de eerste keer zijn dat, bij een door de douane geweigerde aangifte ten uitvoer, de container "de boot heeft gemist" en dat daardoor de klant de goederen niet op de afgesproken tijd heeft gekregen. Dat zet de relatie tussen u en uw klant onder druk. En dat is uiteindelijk toch een erg belangrijk punt voor u: uw goederen moeten ongehinderd hun bestemming kunnen bereiken, zonder dat deze onnodig worden opgehouden door allerlei regels en formaliteiten bij de uitvoer of invoer in het bestemmingsland. Let op: mijn betoog is niet dat er geen regels en formaliteiten zouden moeten zijn, ik wil hier echter aangeven dat als u kennis heeft van de regels en de formaliteiten, u hier vanaf de eerste stap in het proces aan kunt voldoen en daardoor onnodig oponthoud kunt voorkomen!

Kennisgebieden

Wat zouden de belangrijkste gebieden zijn waarvan u de basiskennis zou moeten hebben? In de praktijk blijken dat toch wel de volgende gebieden te zijn:

1. Incoterms2000

2. Indeling van goederen in het douanetarief

3. Douanewaarde bepalingen

4. Commerciële en Preferentiële Oorsprong

Incoterms

Ik noem niet voor niets als eerste item de Incoterms2000. Het blijkt nogal eens fout te gaan in de interpretatie en de toepassing van deze gedefinieerde leveringsvoorwaarden. Velen realiseren zich niet dat deze voorwaarden deel uit maken van een commerciële transactie, en daardoor wordt er onvoldoende rekening gehouden met de kosten en de risico's die het vervoer van goederen met zich mee brengen. En dan spreken we niet zozeer van dat de ondernemers niet weten WAT deze kosten, verantwoordelijkheden en risico's zijn, maar vaak weet men niet WIE dan iets moet regelen of op wiens kosten dit plaats moet vinden, of vanaf WELK moment de kosten en risico's overgaan van de ene partij naar de andere. En daar ligt dan ook de relatie met de douanezaken: het gaat in veel gevallen om de vaststelling WIE de douanezaken moet regelen: de verkoper of de koper, wie kan of moet de aangiften doen, wie is er verantwoordelijk voor de BTW rapportage, wie moet de exportvergunning aanvragen en op wiens kosten? Als die vraag is beantwoord, dan komen de inhoudelijke douanezaken aan de beurt.

Tariefnummers

Immers, wanneer u degene bent die de exportaangifte moet opmaken, dan zult u ook het douanetariefnummer moeten verstrekken. En dat vraagt dan ook weer de nodige kennis van de opbouw en de indeling van uw goederen in het douanetarief. Natuurlijk is het simpelweg een bestaand tariefnummer nemen niet zo moeilijk. Via "TARIC" of de website van de douane kun je er zo één plukken. Het is echter veel lastiger om een correct tariefnummer te bepalen. En dat maakt nu het verschil uit! (bestaanbaar versus correctheid). Omdat aan het (juiste) tariefnummer een veelheid van maatregelen, zoals de hoogte van het douanerecht, het al of niet vergunning plichtig zijn bij in of uitvoer en allerlei andere maatregelen zijn gekoppeld, kan het bij het gebruik van een niet-correct tariefnummer vervelende complicaties - dus oponthoud van uw goederenstroom - met zich meebrengen, dat bij gebruik van een wel correct tariefnummer niet nodig was. In ieder geval geeft de bepaling van een correct tariefnummer u vooraf zekerheid over de daaraan gekoppelde maartregelen. Dus kunt u daar rekening mee houden!

Douanewaarde

Een tweede belangrijk element is de vaststelling van de douanewaarde. Bij de invoer van goederen is dit een onderwerp waar u serieus naar moet kijken. Met name voor de heffing van de eventueel verschuldigde douanerechten bij invoer, die plaats vindt over de douanewaarde. Deze douanewaarde wordt vastgesteld door definities in de wetgeving. Kortweg gezegd is de douanewaarde de waarde van de goederen, inclusief vrachtkosten en eventueel verzekering op het moment dat de goederen de buitengrens van de Europese Unie passeren. Het is duidelijk dat hier ook weer de relatie met de INCOterms2000 een rol speelt: immers als er EXW (bijv. New York) gekocht is, dan zal er nog een bedrag aan vrachtkosten en verzekering bij de factuurprijs van de goederen komen, waarover dan ook het percentage douanerecht berekend gaat worden! Evenzo bij een INCOterm2000 DDP (Utrecht) maar daar zit dan al de vrachtprijs in de factuurprijs van de goederen verwerkt, en moet u, als importerende ondernemer alert zijn om een gedeelte van de vrachtkosten af te trekken van de factuurprijs en daardoor de douanewaarde (onder voorwaarden) te mogen verlagen. En dat vermindert het bedrag van de douanerechten!

Oorsprong

Het laatste element is de kennis van de (on)mogelijkheden in het kader van de preferentiële oorsprong: bij invoer kan dat zorgen voor een lager of zelfs helemaal geen douanerecht. Als u tenminste in het bezit kunt komen van de officiële bewijsstukken voor de preferentiële oorsprong van de goederen. Kennis van de deelnemende landen in zo'n preferentieel systeem kan uw onderhandelingspositie verbeteren: immers als de verkoper u goederen probeert te verkopen van oorsprong uit Mexico, en in zijn (DDP locatie) prijs toch een bedrag van douanerechten rekent, dan kunt u dit op z'n minst verder onderzoeken of er mogelijk een preferentie van toepassing is, en daardoor geen douanerechten behoeven betaald te worden. Ook aan de exportkant heeft u belangen om hier kennis van te hebben: als u uw klant een dergelijk preferentieel certificaat of verklaring kunt geven, waardoor de klant bij invoer in zijn land weer een verlaging of zelfs volledige schorsing van douanerechten kan krijgen, heeft u een streepje voor op uw concurrent die mogelijk dat certificaat niet kan leveren!

Het zal duidelijk zijn dat in dit korte artikel niet alles tot in detail kan worden beschreven. Laat het dan maar een eerste aanzet voor u zijn om u hier eens verder in te verdiepen. Dat leert ook de ervaring: eens dat u betrokken raakt in het douaneproces, dan gaat u vanzelf dieper op de materie in en zult u de vele mogelijkheden ontdekken die er zijn om uw goederen op een juiste wijze door het douanelandschap te vervoeren. Ik wens u een compliant en een, zoveel als wettelijk mogelijk, douanerechtenvrij werkproces toe!

Gepubliceerd in: Fenedexpress februari 2009