Authorised Economic Operator (AEO), waar staat uw bedrijf op dit gebied? Dit is een veel gehoorde vraag in ons werkveld. De wedervraag is dan steevast ook: "is het nodig voor ons, en zo ja waarom?" Het is moeilijk om voor elk individueel bedrijf direct aan te geven of het wel of niet nodig is. Dit blijkt ook uit de vele bijeenkomsten rond dit onderwerp. Er bestaat echter nog veel onduidelijkheid betreffende het nut en de noodzaak van de status AEO. Wij zullen u een aantal onderwerpen aanreiken die u kunnen helpen om een goede afweging te maken of u de status AEO wilt aanvragen en wat belangrijk is om tot een succesvol traject te komen. Tevens willen wij u er op wijzen dat het AEO concept is verankerd in het nieuwe CDW. Er is nog geen verplichting tot behalen van de status maar een aantal zaken zoals de zogenaamde pre arrival en pre departure voorwaarden zijn hier ook in opgenomen en zullen op (korte) termijn van kracht worden.

 

Om tot een weloverwogen keuze te komen zijn factoren van belang, zoals:

• Mate en belang van in- en/of export activiteiten buiten de Europese Unie (EU) voor uw bedrijf

• Behandeling van vergunningsplichtige goederen

• INCO terms waarmee gewerkt wordt

• Hoe tijdkritisch zijn de door u behandelde goederenstromen

• Is het programma te gebruiken voor procesverbeteringen binnen het bedrijf

• Zijn er alternatieven voor bepaalde goederenstromen

• etc, etc.

De afweging om te kiezen voor de status van AEO wordt beïnvloed door vele factoren. Hierdoor zal de keuze voor AEO door ieder bedrijf ingegeven zijn door andere redenen.

 

Naast de eerder genoemde punten zijn er nog andere factoren die mee kunnen wegen in uw beslissing. Een belangrijke factor: "wat is de invloed op mijn afzetmarkten buiten de EU indien ik geen AEO gecertificeerd bedrijf wordt"? Vroeg of laat zal AEO invloed gaan krijgen op deze goederenstromen. Voor u als bedrijf is het van belang om de continuïteit van uw goederenstromen niet in gevaar te brengen. Alle elementen (zoals AEO) die een verstorende invloed hierop (kunnen) geven moeten goed in de gaten worden gehouden, want het kan gevolgen hebben voor uw bedrijfsvoering.

 

Tevens is er ook een aantal elementen die het gevolg zijn van, maar ook noodzakelijk zijn voor het behalen van de AEO status. Hierbij moet worden gedacht aan de volgende zaken;

• Beter inzicht in werking van het bedrijf voor het management (transparantie)

• Hogere kwaliteitsstandaard binnen uw bedrijf

• Standaardiseren van interne (werk-) procedures

• Beter zicht op verantwoordingen binnen organisatie

• Kans op minder; diefstal, verdwijningen, controles door autoriteiten

Veel van deze zaken zullen een positieve invloed hebben op uw bedrijfsvoering.

 

Indien u de keuze maakt om de AEO status te behalen is het belangrijk om het traject er naar toe op een gestructureerde manier uit te voeren. Voordat u overgaat tot het aanvragen van een AEO status is het wenselijk om eerst antwoord te krijgen op de volgende vragen;

• Hoe en door wie moet het traject worden aangelopen

• Ben ik objectief genoeg om zelf de juiste afwegingen te maken

• Welke kwaliteits- en veiligheidsprogramma's zijn al aanwezig en kan daar gebruik van gemaakt worden

• Wat zijn voorwaarden om de status van AEO aan te vragen

  • Kan aan de eisen voldaan worden

  • Heeft dit invloed op de huidige processen

  • Is er voldoende budget voor het traject

  • Is er voldoende personeel beschikbaar

  • Kennis van de relevante wetgeving

• Wat moet er gedaan worden om de AEO status te behouden

 

Om de status aanvraag in goede banen te leiden is het dus van groot belang dat er een project groep wordt opgezet die opereert onder een mandaat van het (senior) management. Hierdoor kan het projectteam alle relevante informatie uit haar bedrijf halen om een goed inzicht te verkrijgen in de huidige status ten opzichte van de aan de status AEO gestelde eisen. Daarnaast zal de projectgroep ook aandacht moeten schenken aan de gevolgen voor het bedrijf om de status AEO te verkrijgen en te behouden.

 

Tot slot zullen wij voor u een kort overzicht geven van de aandachtsgebieden die noodzakelijk zijn om tot een succesvolle implementatie van het AEO programma binnen uw bedrijf tot komen:

• • Voldoende kennis over de (AEO) materie binnen het bedrijf

  • Goede project organisatie

  • Juiste personen beschikbaar (alle disciplines)

  • Management goedkeuring voor het project

  • Voldoende budget voor de uitvoer van het project

  • Voldoende budget om de eventuele verbeteringen uit te voeren om aan de eisen te (blijven) voldoen

 

Authorised Economic Operator, waar staat uw bedrijf op dit gebied?

Misschien dat u nu beter een antwoord kan vinden op al uw vragen over dit onderwerp. Er is een grote kans dat u nog niet overal een antwoord op heeft gekregen maar wij verwachten dat u met dit stuk wel een beter idee heeft gekregen wat er op u afkomt indien u overweegt om over te gaan naar de status van Authorised Economic Operator.

 

Mocht u naar aanleiding van dit stuk nog aanvullende informatie wensen kunt u altijd contact opnemen met de Fenedex (helpdesk AEO) of KTL Nederland

 

Jan van Eijk, KTL Nederland