Het door Fenedex en Maco uitgevoerde onderzoek levert de volgende aanbevelingen op om ECS beter te laten functioneren:

 

1. Inventariseer het belang van dit onderwerp voor uw bedrijf. Exporteert u veel naar landen buiten de EU? Gaat het om grote bedragen? Betreft het fraudegevoelige goederen? Wat is uw compliance standaard? Etc. Bepaal aan de hand van de antwoorden op dit soort vragen het fiscale belang en de prioriteit die u aan ECS geeft.
2. Inventariseer hoeveel van uw exportaangiftes nu al geconfirmeerd worden. Als u zelf aangiftes maakt, ontvangt u als aangever de Exit Confirmation via uw douanesoftware. Als uw aangifte is uitbesteed, vraag dan uw (douane-)expediteur om deze informatie.
3. Aan de hand van een overzicht van uw exportzendingen zou u een prioriteit kunnen leggen bij zendingen met een hoge waarde. Immers hier loopt u het hoogste risico als u de export niet kunt aantonen. Zo kunt u door toepassing van de 20-80-regel wellicht met relatief weinig inspanning toch op korte termijn een goed resultaat boeken.
4. Besteed veel aandacht aan het vermelden van het juiste kantoor van uitgang op de uitvoermelding. Het vermelden van het verkeerde kantoor van uitgang leidt tot veel fouten. Vraag uw logistieke dienstverlener waar de goederen de EU zullen verlaten. Om u hierbij te helpen kunt u gebruik maken van de landkaart met alle EU douanekantoren, die via www.maco.nl/ECS gratis besteld kan worden.
5. Kijk eens naar uw leveringscondities. Als een exportzending niet wordt geconfirmeerd, dan moet u in de logistieke keten kunnen achterhalen waar het fout is gegaan. U moet ook kunnen beschikken over transport- en handelsbescheiden om een zending alsnog geconfirmeerd te krijgen. Levert u met EXW of FCA, dan is er een probleem, want u heeft geen grip op het logistieke proces. Beter is FOB of CIF , want u kunt dan uw logistieke dienstverlener aanspreken op zijn verplichting te zorgen voor de correcte afwikkeling van de Arrival Notice en Exit Confirmation. Maar let op; niet elke logistieke dienstverlener voelt een plicht om zich hier mee bezig te houden.
6. Koerierszendingen zijn uitgesloten van de ECS-verplichting tot 2013. Maakt u gebruik van koerierszendingen, dan moet u hiervoor een oplossing zoeken. U zou kunnen accepteren dat u kunt terugvallen op de track & trace informatie die de koeriers u kunnen bieden. Eventueel zou u hierover een afspraak met uw BTW-controleur van de belastingdienst kunnen maken. Een alternatief is om zelf ook voor koerierszendingen uitvoeraangiftes te (laten) maken. Dit is niet ongebruikelijk. U kunt uw koerier dan verplichten uw uitvoermelding correct in ECS te verwerken.
7. Stop met het gebruik van de regeling vereenvoudigde uitvoer (klassieke domiciliëringsprocedure uitvoer) die enkele honderden Nedelandse bedrijven nog hebben. De douane staat toe dat deze regeling, waarbij geen uitvoermelding hoeft te worden gemaakt, tot 31-12-2010 mag worden gebruikt. Maar dat mag alleen bij zendingen die EU ook via Nederlands grondgebied verlaten. Uit het onderzoek blijkt dat ca. 15% van alle zendingen uiteindelijk via een ander kantoor uitgaan dan door de exporteur wordt aangegeven in de uitvoermelding. Dit heet ‘diversion’. Deze zendingen kunnen gemakkelijk in het ECS-systeem in de knel komen. Bovendien moet bij diversion via een andere lidstaat er alsnog een uitvoeraangifte gemaakt worden, hetgeen leidt tot oponthoud in het logistieke proces en extra kosten. Probeer zo snel mogelijk bij alle exportzendingen een reguliere uitvoermelding te maken.
8. Zorg dat de gegevens van de zending in Haven Communicatie Systemen zoals Portbase in Rotterdam en Cargonaut op Schiphol worden opgenomen. Deze systemen zijn zo ingericht dat daarna de processen geautomatiseerd en dus met minder problemen verlopen. Let op, want elke Europese (lucht)haven heeft een ander systeem dat ook anders werkt. Niet al deze Port Community Systemen zijn hetzelfde.
9. Houd in een compleet en actueel overzicht van de exportzendingen de status van de ECS-meldingen bij. Als geconstateerd wordt dat een zending of reeks van zendingen niet geconfirmeerd wordt, neem dan actie. Zich herhalende problemen moeten structureel worden opgelost.
10. Verzamel informatie over de niet geconfirmeerde zendingen, zoals vrachtbrieven, facturen, betaalbewijzen e.d. Aan de hand van deze bescheiden kan bij de douane alsnog een verzoek ingediend worden de zending te confirmeren.

Enkele jaren geleden werd in de EU een vergelijkbaar systeem in gebruik genomen genaamd Transit. Ook Transit had als doel fraude tegen te gaan. Na aanloopproblemen functioneert Transit nu in de hele EU uitstekend. Naar verwachting zal ook ECS in het begin haperingen vertonen maar als de handel en de logistiek er eenmaal aan gewend zijn, zal ECS zijn nut bewijzen.

Hans Maessen
Maco Customs Service