Om het bedrijfsleven goed het belang van hun (gratis!) deelname aan de ECS-services van Rotterdam en Amsterdam te kunnen uitleggen, heeft Portbase in Ger Doff een salesmanager aangetrokken die als geen ander hun taal spreekt. Met meer dan 35 jaar ervaring in de internationale rederij- en terminalwereld weet hij exact wat het exporterende bedrijfsleven drijft en heeft ook de Douane voor hem weinig geheimen. Onderstaand zijn adviezen om als exporteur zorgeloos het ECS-tijdperk in te gaan.

De ECS-services zijn een sleutel naar het elektronische exporttijdperk

Met ECS maakt de Douane serieus werk van de automatisering van export. De tijd van stapels papier bij de volgende schakel op het bureau storten is ook aan de exportkant echt voorbij.

In de havens geeft ECS twee extra douaneverplichtingen. De ECS-services van Portbase maken het heel eenvoudig om als gezamenlijke logistieke keten elektronisch hieraan te voldoen. Het gaat om het bij de Douane indienen van een elektronische arrival at exit zodra uw lading vanuit het achterland in de haven arriveert en het indienen van een elektronisch uitgaand douanemanifest op het moment dat uw lading per schip de haven verlaat. Met vijf kerngegevens van uw kant kunnen de terminal en rederij efficiënt voor u aan deze verplichtingen voldoen.

De logistieke keten is een gezamenlijke verantwoordelijkheid

De havenbrede ECS-oplossing van Portbase staat of valt bij de bereidheid van alle partijen om een deel van de informatie aan te leveren. Een goed functionerende logistieke keten is een gezamenlijke verantwoordelijkheid, waarbij de rederijen en terminals zich voor de ECS-services bereid hebben getoond alle gebruikskosten te betalen. Gratis is echter niet gelijk aan vrijblijvend!

De arrival at exit en het uitgaand douanemanifest zijn verplichtingen die ook u raken. Zonder die meldingen ontvangt u als exporteur van de Douane geen confirmation of exit.

Zorg dat uw exportadministratie op orde is. De Douane gaat veel beter controleren

In het papieren exporttijdperk had de Douane een olifantengeweer om een mug dood te schieten. Door de automatisering kan de Douane straks veel makkelijker de zwakke plekken bij het bedrijfsleven bloot leggen en naheffingen van BTW opleggen voor niet aangezuiverde uitvoeraangiften. Zorg dat uw exportadministratie op orde is.

Meedoen met de ECS-services betekent een snelle confirmation of exit

In de huidige papieren realiteit kan de confirmation of exit van de Douane lang op zich laten wachten. Géén confirmation of exit betekent géén aanzuivering van de uitvoeraangifte, met alle kans op naheffing van BTW. De ECS-services bieden een betrouwbaar systeem voor het steeds snel elektronisch ontvangen van deze confirmations. De Douane stuurt u die direct nadat de arrival at exit en het uitgaand douanemanifest bij hen binnen zijn.

Als exporteur bent u eindverantwoordelijk

In de visie van de Douane bent u als exporteur eindverantwoordelijk dat al uw ECS-uitvoeraangiften uiteindelijk een confirmation of exit krijgen. Heeft u deze confirmations niet, dan loopt u als exporteur een groot risico op eventuele naheffingen van BTW door de Douane. Op het moment dat deze problemen zich voordoen, bent u te laat.

De ECS-services maken uw lading in de haven volledig zichtbaar

Meedoen aan de ECS-services geeft als extra voordeel dat uw lading in de haven volledig zichtbaar wordt. Vanaf het moment van arriveren in de haven t/m het vertrek per zeeschip ziet u op uw PC precies wat er met de lading gebeurt. Zo nodig kunt u direct ingrijpen. In de ECS-services van Portbase worden alle bewegingen van uw lading in de haven tot op de minuut nauwkeurig geregistreerd. Bij het uitblijven van een confirmation of exit geldt deze informatie voor de Douane ook als bewijs om alsnog de confirmation te verstrekken. De historie van uw lading is via de module Track & trace ECS minimaal tot een jaar terug te raadplegen.

Het verdwijnen van papieren EAD-documenten voorkomt fouten en dus problemen

Het papieren EAD-document dat uw vervoerder nu meeneemt naar de containerterminal is veelal gefaxt of gekopieerd. De barcode met het MRN-nummer is hierdoor vaak niet meer automatisch af te lezen. De terminals lossen dit op door de 18 tot 21 karakters van de barcode over te tikken. Een fout is dan snel gemaakt, met als gevolg een mismatch met uw uitvoeraangifte en vanuit de Douane géén confirmation of exit. De ECS-services garanderen een betrouwbaar proces.

De ECS-services bieden u direct voordeel

Dankzij de ECS-services krijgt u van de Douane snelle confirmations of exit, heeft u geen mismatches en zijn dus geen naspeuringen nodig. Dat voordeel wordt nog groter als de Douane in de geautomatiseerde toekomst strenger gaat controleren. De ECS-services maken uw lading in de haven bovendien volledig zichtbaar, dus stuurbaar. En nog een voordeel: doordat de terminals via de ECS-services over alle relevante informatie beschikken, zijn uw vervoerders daar sneller klaar.

Realiseer u wat uw risico is

U weet wat de waarde is van de lading in uw exportcontainer. 19 procent BTW-naheffing vanwege het ontbreken van een confirmation of exit is een groot, en met de ECS-services onnodig risico.