- Wij hebben alle douaneformaliteiten uitbesteed aan onze expediteur. Is deze ontwikkeling van invloed op onze bedrijfsvoering?

Dat kan het zeker zo zijn. Uw douane-expediteur zou gecertificeerd moeten zijn en uw eigen bedrijf ook. Als u naar uw handelspartners en naar de douane wilt aantonen dat de goederen die u exporteert veilig zijn, dan is het van belang dat uw bedrijf, ook al besteedt u al het douanewerk uit, toch ook gecertificeerd wordt. Als uw eigen bedrijf niet gecertificeerd is, dan zal de expediteur extra maatregelen / werkzaamheden, bijvoorbeeld opnemen van de goederen, om de goederen weer in de "security chain" te brengen. Dit kan dan extra kosten met zich meebrengen.

- Wat zijn nu de voordelen van AEO certificering voor ons als exporteur?

Er zijn een aantal voordelen in de wetgeving aangegeven:
- Het certificaat is geldig binnen de gehele Europese Unie.
- De douane gaat nog meer dan nu al het geval is rekening houden met de bijzondere kenmerken van bedrijven.
- Gecertificeerde bedrijven worden aan minder fysieke en documentaire controles onderworpen dan niet-gecertificeerde bedrijven.
- Indien de douane besluit toch een zending fysiek te controleren van een gecertificeerd bedrijf dan heft die controle voorrang boven de controle van een zending van een niet-gecertificeerd bedrijf.
- Deze laatste controle kan op verzoek van de certificaat houder op een andere plaats plaatsvinden.
- De douane mag de certificaat houder informeren voor de aankomst van de goederen dat zijn goederen onderwerp van controle zullen zijn. Houders van een certificaat mogen gebruik maken van een beperkte dataset bij aangiften bij binnenkomst en bij uitgang.

- Wij exporteren alleen binnen Europa, zou het verkrijgen van een AEO certificaat ook van nut kunnen zijn voor ons bedrijf?

Op dit moment ziet het AEO certificaat op de veiligheid van het internationale vervoer. Dat wil zeggen het vervoer tussen Europa en derde landen. Binnen Europa heeft het certificaat geen voordelen. De Europese Commissie is wel bezig met het opzetten van een soortgelijk systeem binnen Europa. De invoering daarvan laat echter nog wel even op zich wachten.

- Wij exporteren strategische goederen. Minder controles zullen we waarschijnlijk niet krijgen. Welk voordeel kan AEO certificering ons opleveren?

Voor strategische goederen gelden extra eisen. Zoals het bijzondere toezicht op de vergunningen. Ook voor strategische goederen kan het van belang zijn een certificaat te verkrijgen. Juist voor de afnemers van deze goederen en voor de overheid is het van belang bedrijven die strategische goederen leveren aan te kunnen merken als betrouwbare handelspartners. Het certificaat levert uw bedrijf dezelfde voordelen als alle andere bedrijven. Minder documentaire controles, voorrang bij fysieke controle.

- Wat voor investering vraagt het aanvragen van een AEO-certificering voor ons bedrijf?

Dat is moeilijk aan te geven. Dat is per bedrijf verschillend en hangt af van de certificeringen die reeds binnen het bedrijf van toepassing zijn. Het kan ook afhangen van de bedrijfsruimten, de procedures die reeds van toepassing zijn bij aanname van personeel, enz. Het is niet mogelijk om dit, zonder onderzoek in geldswaarde uit te drukken.

- Wij zijn een klein bedrijf, bestaande uit 5 man. Voor ons als bedrijf zal het nooit mogelijk zijn om aan alle voorwaarden te kunnen voldoen, wat zijn mogelijke alternatieven?

Een alternatief zou kunnen zijn het vinden van een dienstverlener die wel gecertificeerd is en die uw goederen onder dekking van zijn certificaat zal willen vervoeren. Als uw eigen bedrijf niet gecertificeerd is, dan zal de expediteur extra maatregelen / werkzaamheden, bijvoorbeeld opnemen van de goederen, om de goederen weer in de "security chain" te brengen. Dit kan dan extra kosten met zich meebrengen.


- Wij hebben drie vestigingen in Nederland en nog een aantal andere vestingen in andere Europese landen. Is het mogelijk om AEO certificering aan te vragen voor ons gehele concern, of moet dat per vestiging aangevraagd worden?

Het is mogelijk een certificaat aan te vragen voor het gehele concern. Dus één aanvraag voor alle vestigingen. Wat daarbij wel een rol speelt is dat u goed in de gaten moet houden dat als één vestiging niet aan de eisen voldoet de gehele aanvraag afgewezen kan worden. Het kan dus het overwegen waard zijn om per vestiging, mits deze een rechtspersoon is en aan de formele eisen voldoet, een aanvraag in te dienen. Een afwijzing van de aanvraag is dan alleen van invloed op de aanvraag van die ene vestiging.

- In welke mate wordt naar verwachting de controle aan de buitengrens van de EU verscherpt ten opzichte van nu?

Dit is voor ons een belangrijke afweging bij het wel of niet aanvragen van een certificaat, omdat er bij ons op jaarbasis nu naar schatting 5 containers gecontroleerd worden.
Dit aantal is dus beperkt. Mocht dit aantal nu veel hoger worden, dan zouden we er sneller voor kiezen een AEO-certificaat aan te vragen.

Naar verwachting zal het aantal containers dat bij uitvoer gecontroleerd wordt hoger gaan worden in de toekomst. De douane zal toe gaan werken naar een 100% risicoanalyse van goederen die de grens zullen gaan passeren. Daarbij wordt gebruik gemaakt van pre-arrival en pre-departure informatie. Verwacht wordt dat gecertificeerde bedrijven minder frequent gecontroleerd zullen gaan worden dan niet gecertificeerde bedrijven. Momenteel is geen enkel bedrijf gecertificeerd. Naarmate meer bedrijven gecertificeerd zullen zijn zullen de controles van de douane met betrekking tot niet gecertificeerde zendingen hoger worden. Verwacht wordt dat in de toekomst de controles op zendingen van niet gecertificeerde bedrijven geïntensiveerd worden. De eerste jaren zullen niet gecertificeerde bedrijven er waarschijnlijk niet veel van merken. Naarmate de certificeringsdichtheid hoger wordt zal het naar onze mening zeker merkbaar zijn aan het aantal controles als een bedrijf niet gecertificeerd is.

- Wat zijn de gevolgen als een douane-expediteur (tevens expediteur) zonder eigen materieel (zoals loodsen, auto's etc.) alleen gaat voor het gedeelte douanevereenvoudigen (dus niet voor het gedeelte veiligheid)?

Deze gevolgen hebben nog niet plaatsgevonden, dus wij kunnen niet verwijzen naar situaties die zich hebben voorgedaan. Uw bedrijf heeft naar alle waarschijnlijkheid al een aantal douanevereenvoudigingen lopen. U heeft al vergunningen en bent door de douane al gecontroleerd. Tevens zal de douane een uitgebreid dossier van uw bedrijf hebben. Als uw bedrijf dus alleen de douanevereenvoudigingen aanvraagt, dan zal dat waarschijnlijk zonder enig probleem gaan lukken. Echter het alleen aanvragen van de douanevereenvoudigingen levert uw bedrijf verder geen voordelen op. U blijft, als u niet het AEO certificaat veiligheid aanvraagt bij de douane, een voor de douane "onbetrouwbare" klant.
Voor uw klanten betekent het, als u het certificaat veiligheid niet aanvraagt, dat uw ingediende declaraties door de douane anders zullen worden afgehandeld dan declaraties ingediend door een AEO gecertificeerd bedrijf. Dit kan voor uw klanten dus een oponthoud gaan opleveren en het kan betekenen dat klanten zeggen dat ze niet meer in zee willen gaan met een douane-expediteur die niet AEO-gecertificeerd is op het gebied van de veiligheid.

Voor uw bedrijf zal het zwaartepunt bij een eventuele certificering komen te liggen op de beveiliging van de systemen. U zult moeten zorgen dat uw systeem heel goed in orde is en dat er voor de douane een uitgebreide omschrijving ligt van de systemen met een AO/IB beschrijving.

Kort gezegd, als uw bedrijf alleen gaat voor een certificaat AEO-douanevereenvoudigingen, zal er naar ons idee weinig voor u veranderen. Een AEO-certificaat veiligheid zal uw bedrijf echter een stevigere betrouwbaarheids status verlenen. Vanuit commercieel oogpunt en vanuit het oogpunt van praktische voordelen is het aan te raden om in ieder geval de AEO-status veiligheid aan te vragen.

- Kan ik AEO worden na overtreding Douanewet? Mijn bedrijf heeft in de voorbije jaren enkele behoorlijke navorderingen van de douane gehad omdat we onze douanevergunningen niet goed hadden toegepast. Het is noodzakelijk dat we toch AEO worden. Denkt u dan dit kan lukken ondanks die overtredingen?

Als u open bent over het verleden en eerlijk naar de toekomst denk ik dat de douane daar haar aandacht op richt en u de AEO-status zal toekennen. De douane houdt tegenwoordig steeds meer op afstand toezicht op douanevergunningen. Bovendien zijn de vergunningen tegenwoordig enerzijds summier geformuleerd en anderzijds complex ten anzien van de verplichtingen die er uit voortvloeien. Maar toch moeten de voorschriften door de vergunninghouders goed worden toegepast.
Naheffingen als gevolg van een verkeerde toepassing van een vergunning komen wel vaker voor. Bij de AEO-certificering moet u zeker zijn dat uw procedures kloppen en aan de Europese normen voldoen. Dat is niet eenvoudig vast te stellen, want de douane heeft geen meetlat ter beschikking gesteld waarmee u dit kunt constateren. U moet er verder van uit gaan dat de douane een uitgebreid dossier van u heeft of kan samenstellen waar ze hun oordeel over uw bedrijf op baseren. Als het zo is dat u in het verleden fraude heeft gepleegd, dan kan het heel anders uitpakken, maar als u open en eerlijk bent naar de douane zijn ze coöperatief.

Met dank aan KPMG Meijburg & Co. en Maco Customs Service

Op de douanesite vindt u nog meer vragen en antwoorden.