Vanaf 31/1/10 is electronisch aangeven verplicht. Echter, bent u er al klaar voor? Fenedex vroeg het haar leden.

Vanaf 31 januari 2010 bent u verplicht de aankomstmelding, de vooraanmelding van vertrek en het douanemanifest bij uitgang elektronisch in te dienen. Schriftelijk indienen van aankomstmeldingen en manifesten is dan niet meer mogelijk! Ook al heeft u misschien uw douaneformaliteiten uitbesteed, als exporteur blijft u verantwoordelijk voor het correct aangeven. Dat kan soms lastig zijn, aangezien u niet altijd grip heeft op zaken. Want u bent er bijvoorbeeld niet bij als de aankomstmelding bij de (lucht) haven gedaan moet worden. Ook kan het voorkomen dat er een mismatch ontstaat, doordat de goederen een andere haven (en dus ook een ander kantoor van uitgang) passeren dan vooraf aangegeven.

Fenedex heeft eind november een sondering gehouden onder haar leden om in kaart te brengen hoe groot momenteel het probleem is van openstaande zendingen. Daarnaast heeft zij leden gevraagd wat zij zelf reeds ondernemen om de risico's op openstaande zendingen te verkleinen.

Hieronder treft u de belangrijkste resultaten aan.

Rapportages

Ruim de helft (59%) van de respondenten die hun douaneaangiftes hebben uitbesteed geeft aan dat zij momenteel geen rapportages ontvangt over de status van hun aangiftes. Zij zijn dan ook niet op de hoogte of er sprake is van openstaande zendingen. Een behoorlijk risico, want als de uitvoeraangifte niet geheel afgehandeld kan worden, zal de douane de aangifte na 150 dagen buiten werking stellen. Dit kan gevolgen hebben voor de BTW administratie. Momenteel kunt u nog steeds aan de hand van boeken en bescheiden aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten, maar een confirmatie van de uitvoeraangifte is natuurlijk het ultieme bewijs.

Openstaande zendingen

Bijna de helft van de exporteurs die zelf hun aangiftes verzorgen geeft aan dat zij in dit stadium van ECS geen openstaande zendingen meer heeft. Slechts een klein percentage geeft aan dat een kwart van de zendingen niet geconfirmeerd wordt. Soms is bekend waarom een zending niet geconfirmeerd wordt, maar lang niet in alle gevallen is dat te achterhalen.

Om alsnog een bevestiging van uitgaan te ontvangen, houdt men dossiers bij met alternatieve bewijslasten. Een groot aantal respondenten geeft hierbij gelijk aan dat je dan inderdaad alsnog een bevestiging kan ontvangen, maar dat het erg tijdrovend is om daar achter aan te gaan. Het is dus zaak om vooraf maatregelen te nemen om te voorkomen dat zendingen niet geconfirmeerd kunnen worden.

Waardevolle tips van collega-exporteurs Goede instructies geven aan chauffeur, zodat de aankomstmelding echt gedaan wordt. Gebruik van goede softwarepakketten voor het doen van aangifte. Regelmatig controleren van de status van zendingen. Na eerste melding "exit request" (45 dagen) de vervoerder emailen waarom het document niet is geconfirmeerd. Dossier maken met o.a kopie B/L, afgetekende CMR, exportfacturen. Zo veel mogelijk gebruik maken van reguliere vervoerders. Geen EXW-leveringen meer accepteren. Er naar streven dat op het moment van aangifte correcte info (vak 29) verstrekt wordt m.b.t. het kantoor van uitgang. Maco Customs Service heeft een landkaart laten maken met alle douanekantoren in de EU die relevant zijn voor ECS. U kunt deze kaart gratis bestellen via www.maco.nl/gratis-ecs-landkaart.