Fenedex heeft op 12 oktober 2009 een onderzoek gehouden onder haar leden over de kennis en het gebruik van Incoterms om zo meer inzicht te krijgen op de praktijksituatie. De uitkomst is nog al verassend.

Hieronder een aantal feiten op een rij aan de hand van de uitkomsten:

• 32%: maakt keuze van de Incoterms op basis van de gewoontes binnen de organisatie;

• 35%: heeft geen oog voor relatie Incoterms/betalingsconditie;

• 52%: gaat slordig met Incoterms om;

• 33%: hanteert een beleid rond Incoterms;

• 37%: ervaart dat koper wel eens een andere uitleg geeft aan de gekozen Incoterm dan verkoper;

• 42%: komt foutieve interpretatie van Incoterm door koper danwel verkoper tegen.

Dat zijn verontrustende percentages. Fenedex moet degenen die zich in het bovenstaande herkennen dringend adviseren het gebruik van Incoterms in het bedrijf te professionaliseren. Onzorgvuldig, slordig gebruik, foutieve interpretaties zijn onnodige risico's die men bewust of erger nog onbewust neemt/loopt. Dat vertaalt zich in vermijdbare irritaties bij klanten, maar ook intern en net zo belangrijk: kosten die vermeden hadden kunnen worden!

Hieronder een kort overzicht van de uitkomsten met de meest opvallende antwoorden. In de volgende Fenedexpress zal Piet Roos, adviseur Import & Export, dieper ingaan op de gegeven antwoorden en zijn adviezen uitbrengen.

Hoe komt de keuze van Incoterms bij een transactie tot stand?

• Aan de hand van opgesteld beleid voor het gebruik van Incoterms: 33%
• Op basis van risico's die de verkoper wil lopen: 22%:
• Op basis van de gewoontes binnen de organisatie 32%
• Anders 13%

Wat zijn de voor- en nadelen van de Incoterm die u het meest toepast? Enkele ontvangen reacties:

EXW/FCA: voordeel is dat het risico voornamelijk bij de klant ligt. Echter de controle van het afname moment van de goederen is er niet meer en het bewijs van export is vaak moeilijk te verkrijgen. Meest genoemd nadeel is dat de goederen soms een hele lange tijd blijven staan.

DDP en DDU: voordelen zijn o.a. de controle en beheersbaarheid op je producten en je hebt zelf invloed op de levering. Nadeel is dat in sommige landen waar wel DDP geleverd wordt de procedures rondom invoerrechten vaak complex is.

Daarnaast moet de verkoper zelf de transporteur zoeken, de verkoper is namelijk verantwoordelijk voor transport.

Wordt er bij het overeenkomen van de Incoterm volgens u voldoende stil gestaan bij de relatie tussen Incoterms en betalingscondities?

Ja: 58%

Nee: 35%

Ik weet niet wat de relatie is: 7%

Denkt u dat er (wellicht onbedoeld) binnen uw bedrijf soms slordig wordt omgegaan met het gebruik van Incoterms?

Nee: 47%

Ja: 53%

Meest genoemde redenen zijn:

• Gebrek aan kennis en communicatie.

• Verkoop is niet altijd op de hoogte van de betekenis van Incoterms.

• Het met 'bekende' klanten vaak gewoonte is geworden

• Niet alle medewerkers de inhoud van de Incoterms weten

• Soms uit gewoonte gekozen wordt voor een bepaalde Incoterm in plaats van dat er kritisch naar wordt gekeken.

Heeft u weleens te maken met landen waar de koper niet op de hoogte was van het gebruik of bestaan van Incoterms?

Nee: 77%

Ja: 23%

De Verenigde Staten en Oost-Europa kwamen naar voren als gebieden waar kopers niet altijd op de hoogte zijn van het gebruik of bestaan van Incoterms. Verwarrend is dat met in de VS spreekt over 'FOB'-terms, terwijl FOB ook een Incoterms is.

Is het voorgekomen dat de koper een ander idee had over de betekenis van de gekozen Incoterm, waardoor bepaalde verplichtingen niet of onvoldoende werden vervuld?

Nee: 63%

Ja: 37%

Enkele reacties:

• Dit komt met name voor bij FCA/Ex-works zendingen waarbij de koper toch verwacht dat je bepaalde documenten voor ze maakt. Met name het werken met engineering bureau geeft deze problemen.

• Bij FCA zending stelt koper de verkoper aansprakelijk voor schade of verlies door de koper ingehuurde vervoerder.

Welke problemen komt u regelmatig tegen in het gebruik van Incoterms?

Meeste genoemde antwoorden:

Onbekend waar de verantwoordelijkheden liggen voor koper en verkoper, verwarring tussen de verschillende Incoterms en onvoldoende kennis van Incoterms.

Andere problemen die weleens voorkomen:

• Op onze documenten komt alleen de Incoterm te staan, zonder de plaats. Er staat wel een adres van de koper op de papieren, maar dit is niet altijd de afgesproken plaats van levering! Ondanks herhaalde vragen, is het nog steeds niet mogelijk om dit op de papieren geprint te krijgen.

• Documenten van zeetransporten blijven te lang hangen bij vervoerder en bij betaling op basis van L/C is het dan lastig om de gestelde termijn voor aanlevering van de documenten bij de bank te halen.

Een volledig uitslag van de sondering kunt u downloaden via internet: www.fenedex.nl/Incoterms